Programme de contribution au fonctionnement des organismes artistiques – PCFO

• Soutenir les organismes artistiques professionnels de la Ville de Saguenay dans la réalisation de leurs mandats.
• Assurer une plus grande stabilité des ressources humaines chez les organismes artistiques professionnels.
• Contribuer à l’essor et au développement des organismes artistiques professionnels à la Ville de Saguenay.
• Favoriser et soutenir le rayonnement des disciplines artistiques auprès des publics sur tout le territoire de la Ville de Saguenay.
• Encourager la réalisation et le suivi des plans d’action et de développement des organismes artistiques.

• Le Programme de contribution au fonctionnement des organismes vise à soutenir et à encourager leurs travaux de recherche/création, de production et de diffusion spécialisée.
• Cette contribution financière potentielle, s’adresse aux organismes artistiques professionnels pour l’accomplissement de leur mandat, pour leur développement et pour l’ensemble des activités reliées à leur programmation régulière.
• L’aide financière est accordée une fois par année pour une période de douze mois.

Tout organisme sollicitant une contribution financière du Conseil des arts de Saguenay doit répondre aux exigences suivantes :

• Avoir son siège social à la Ville de Saguenay ;
• Détenir un statut légal d’organisme à but non lucratif (OBNL) ;
• Créer, produire et diffuser à la Ville de Saguenay, des activités artistiques démontrant le professionnalisme et l’excellence ;
• Être reconnu par des pairs (critiques, artistes, commissaires, organismes), et ou par des subventionnaires gouvernementaux, locaux et nationaux ;
• Regrouper et/ou diffuser des artistes professionnels ;
• Compter au minimum trois (3) années d’opération consécutives à la Ville de Saguenay.

Restriction

Bien que pouvant répondre à ces critères généraux, les organismes publics et parapublics mandataires des gouvernements ainsi que les corporations sous mandat de la Ville de Saguenay ne sont pas admissibles.

L’organisme qui présente une demande au Programme de contribution au fonctionnement des organismes fait l’objet d’une évaluation globale de ses activités.

Celle-ci porte sur la qualité artistique de ses réalisations et sur la façon dont il réalise ses objectifs et s’acquitte de son mandat ; sur sa contribution au rayonnement et au développement de sa discipline et sur son apport à la communauté locale et artistique.

L’historique de l’organisme, la qualité de sa gouvernance et de sa gestion des ressources humaines, matérielles et financière et l’impact de ses activités sur le public seront aussi considérés de manière prépondérante.

Un jury disciplinaire de pairs composé d’un minimum de trois personnes évalue les demandes selon les critères suivants :

La contribution artistique (50 %)

• Clarté du mandat ;
• Vision artistique : qualité de la démarche et conformité des choix au regard des orientations et du mandat ;
• Réalisme des choix artistiques et capacité à réaliser ses visions et les activités projetées ;
• Innovation, recherche et création ;
• Qualité des programmations et des activités antérieures.

Le rayonnement de l’organisme et de sa discipline (25 %)

• La pertinence et la qualité des outils et des stratégies promotionnelles utilisées ;
• La qualité des communications et la créativité dans les partenariats ;
• Impact dans les milieux : accessibilité (lieux, prix, forfaits…), présence publique et obtention de reconnaissances (prix, nominations, mentions) ;
• Implications diverses dans son secteur : inclusion de la relève artistique, collaboration interdisciplinaire et multidisciplinaire ;
• Méthodologie comptable de l’assistance, statistique de fréquentation et présence sur les réseaux sociaux.

Efficacité organisationnelle (25 %)

• Qualité de la gouvernance : saine gestion financière et matérielle, clarté des rôles au sein de l’organisme, code d’éthique et de déontologie ;
• La capacité de l’organisme à bien gérer ses activités, à maintenir une situation financière stable et à mener à terme ses projets ;
• Planification et gestion équitable des ressources humaines (personnel permanent, contractuel et bénévole), qualité de l’encadrement et des services offerts aux artistes ;
• Diversification des sources de financement : publiques, privées et autonomes ;
• Application de la politique de reconnaissance du statut de l’artiste, respect des droits d’auteur, qualité des contrats et pourcentage des cachets versés aux artistes de Saguenay.

Toute demande de subvention franchit les quatre étapes suivantes :

• Analyse préliminaire et détermination de l’admissibilité ;
• Évaluation comparative des demandes par un comité composé de pairs, en fonction des critères et en vertu du code d’éthique et de déontologie régissant l’exercice ;
• Avis et recommandations aux membres du conseil d’administration du Conseil des arts de Saguenay ;
• Recommandation du Conseil des arts de Saguenay auprès du conseil municipal de la Ville de Saguenay.

Tout organisme qui présente une demande au Conseil des arts de Saguenay dans le cadre du Programme de contribution au fonctionnement des organismes doit fournir obligatoirement les documents suivants :

• Le formulaire financier standardisé ;
• Une copie de la charte de l’organisme dans le cas d’une première demande, ou si l’organisme  a apporté des modifications à sa charte ou à ses règlements ;
• Une copie des états financiers du dernier exercice complété, établis par un comptable agréé par mission d’examen ou signés par trois administrateurs de l’organisme dans le cas d’états financiers produits à l’interne ;
• Conformité de l’assemblée générale annuelle : (ordre du jour, avis de convocation, liste des membres présents, rapport annuel, élection des membres du CA) ;
• Liste du personnel permanent (inscrire le nom, l’adresse et la fonction pour chacun des postes et/ou des artistes locaux impliqués) ;
• Liste des membres du conseil d’administration (inscrire le nom, l’adresse, la profession, note biographique, déclaration des liens avec des organismes apparentés, lieu de résidence ainsi que leur mandat au sein de l’organisme) ;
• Un bilan artistique concis visant à mettre en évidence les plus récentes réalisations de l’organisme en rapport avec son mandat (maximum 5 pages) ;
• Dépôt d’un plan d’action annuel ou triennal. Si non existant un échéancier de travail ;
• Une courte présentation de la direction artistique, des orientations disciplinaires ou spécialités, des orientations nouvelles ou spécifiques et des grands objectifs visés (maximum 5 pages) ;
• Une présentation de la programmation, des activités et des réalisations projetées ;
• Un dossier de presse de l’année précédant la demande incluant les outils promotionnels utilisés ;
• Une résolution du conseil d’administration relative au dépôt de la présente demande et aux signataires.

Tout organisme subventionné devra signer un protocole d’entente avec le Conseil des arts de Saguenay avant l’obtention du versement de la contribution.

Si le budget soumis ne correspond pas à la réalité, ou si l’organisme présente une situation financière déficitaire ce dernier doit déposer un plan de redressement spécifique. La contribution du CAS peut devenir conditionnelle à des ajustements de tout type.

Les organismes au sein desquels s’opère un changement de personnel ou d’infrastructure majeur devraient ajouter un justificatif, un plan de relève sous forme de document séparé.

Tout organisme subventionné qui cesse ses activités ou qui est incapable, pour une raison quelconque, de réaliser durant le cours de l’exercice prévu, les activités pour lesquelles il a reçu une contribution, doit en aviser immédiatement le Conseil.

Selon le cas, l’organisme pourrait être tenu de rembourser en partie ou en totalité le montant accordé.

Toute forme de manquement aux exigences du protocole sera soulignée par un avis de situation inquiétante et passible de pénalités financières.

Toutes les demandes déposées après cette date seront considérées comme irrecevables.

La décision prise par le Conseil des arts de Saguenay est irrévocable et confirmée par une résolution du conseil municipal de la Ville de Saguenay.